新加坡

（照片／iStockphoto）每天上班族都要面對泛濫的電郵，文件倉怎樣不讓電郵淹沒，更好節約時間與精力處理電郵，才能安心工作？黃向京／文每天上班，面對那麼多的電郵，好像同個時間有很多人在跟你說話，談不同的事情，每個電郵的主人都期待得到你的立即答複。路透社消費者媒體全球主編理查·鮑姆(Richard Baum)在《現代禮儀：怎樣應對泛濫的電郵》一文中認為，我們都知道立刻答複是有禮貌的行為，是自石器時代演變而來的禮儀直覺，可這正是我們過於頻密查看智能手機的原因。2010年，超過四分之一的美國人和五分之一的英國人會在辦公以外的時間查看手機，因為他們認為應該儘快答複電郵，盡管是非辦公時間。這是電郵搜查軟件公司Xobni的調查結果。理查說，迅速的答複並不實際，尤其當你任職的公司期待實實在在的工作。建立過濾網給電郵分類那麼，如何冷靜面對泛濫的電郵？理查有以下方法：——當個過濾的忍者：Outlook和其他電郵軟件能協助你分類、過濾郵件，讓你看到符合設定條件的電郵。你可以建立一個"首要聯繫"過濾網，顯示直屬上司或其他設定好的郵址發來的電郵，這類需要最快處理。另一個是"只傳給我的電郵"，也就是只傳持有人的電郵，這類電郵也須儘快回應，因為沒有其他人會幫忙答複。還有"家人"、"銀行"等等類別的電郵過濾網。——減少復本碳足跡：很多人太喜歡在電郵中cc（抄送）給很多人，盡管抄送相關人等很重要，但增加了電子郵件的"碳足跡"。對於經常抄送電郵給你的同事，措辭客氣地向他解說，自己團隊里的某某會匯報。最好的禮儀是以身作則，自己減少抄送他人的習慣，相信別人會照辦事。——尋求科技支援：過濾電郵沒問題，但電郵軟件得做苦工才行，畢竟它收到所有的電郵，根據回郵來區別哪些是重要的電郵。Gmail的優先收到郵件可協助你過濾電郵。Outlook也有類似的科技道具。最好每天一次過處理電郵另名作者海因茨(Heinz Tschabitscher)從馬克·福斯特(Mark Forster)的《明天才做：時間管理的秘密》尋得靈感來面對泛濫電郵。若你的電郵箱有超過一天的電郵未處理，那麼，"凡有電郵必答複"的方法存倉不管用。這不是你的錯，這樣的方法只適合那些須要儘快答複電郵的行業。換個方法處理電郵，能讓你安心工作，儘量在合理的範圍內答複電郵，沒有拖欠的電郵，也能有效處理垃圾電郵。——記得將自動電郵與新電郵通知功能關鎖。分階段處理昨天發來的電郵，多次都行，但越少次越好。如果一次過處理，最省時間與精力。——挪出時間處理電郵，分批處理。若某電郵須要研究，可以將研究挪到隔天，並回複通知相關者。——可為昨天進來的電郵做記號。分不同時段查看電郵，看有無緊急處理的電郵。如果工作性質須要儘快答複，那麼，一天可分三次處理。——除非行業需要，否則一天處理電郵一次就夠了，好處是你無需做到立刻答複，這是很多人做不到的。你可以選定不同時段處理不分性質的電郵。最容易的電郵先處理，較有成效。當然，放假不看電郵，問題不大。——怎樣解決積壓已久的電郵？將所有來不及看的電郵放進新的電郵夾里，每天未開工之前，至少先處理積壓的電郵。你無須答複，但要處理，比如可以上網搜索答案或找人幫忙處理。撥電或面對面溝通前報人希利·簡斯(Hilly Janes)認為，電郵泛濫的結果，反而剝奪了我們看重要、有用的電郵的時間。有些人看電郵上癮，一天可查三四十次，對工作造成干擾。處理電郵方法如下：——儘快處理電郵，這樣才不會積壓。將電郵分門別類，打印、回複、轉發或刪除。你不會打開所有的信件，電郵也是，刪除就是，你會驚訝很多電郵都可刪除。在路上可刪垃圾電郵，來到辦公室則處理重要的電郵。——如果電郵只需兩分鐘回複，那麼直接處理。如果須要好好回答，或須用到別人的技術，那麼先通知遲些答複。——當你看到一些電郵，讓你心情不好，不要急著回複，否則你可能會後悔，可以先答複，但冷靜後再發出去。——儘量減少發給全部同事抄本電郵，以免收到不相干的電郵。——儘量少發電郵，或收到更少電郵。寫電郵，標題須鮮明，內容簡單扼要，長話短說，最多不要超過五行，溝通才更快速。——設定"自動答複"系統，尤其當你出國工作或放假。——太多電郵？為什麼不面對面溝通？電郵容易令人誤解，有時發電郵者在開玩笑，或承受不了壓力才發。有時候，通過電話或面對面溝通是更好的選擇。儲存